Unterlagen für die Lohnverrechnung

Das Führen vollständiger und richtiger Aufzeichnungen ist für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung von wesentlicher Bedeutung. Um Unklarheiten und Probleme im Rahmen einer Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge (GPLB) zu vermeiden, ist deshalb im eigenen Interesse auf eine sorgfältige und lückenlose Dokumentation zu achten. Nachfolgend geben wir einen Überblick über die wichtigsten Unterlagen.

Lohnkonto

Das Lohnkonto ist von jeder Dienstgeberin bzw. jedem Dienstgeber für jede einzelne Mitarbeiterin bzw. jeden einzelnen Mitarbeiter zu führen.

§ 76 Einkommensteuergesetz 1988 (EStG 1988) und die Lohnkontenverordnung sehen unter anderem folgende Pflichtinhalte des Lohnkontos vor:

• Name und Sozialversicherungsnummer
• Bruttoarbeitslohn (getrennt nach Geld- und Sachbezügen) samt Zahltag und Lohnzahlungszeitraum
• Einbehaltene Lohnsteuer
• Beitragsgrundlage für Pflichtbeiträge zu gesetzlichen Interessenvertretungen und zur gesetzlichen Sozialversicherung
• Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge samt Bemessungsgrundlage
• Rückgezahlter Arbeitslohn
• Dienstgeberbeitrag zum Ausgleichsfonds für Familienbeihilfen und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag samt Bemessungsgrundlage
• Pendlerpauschale und Pendlereuro
• Einbehaltene Beiträge zu freiwilligen Interessenvertretungen
• Nicht steuerbare Tages-, Nächtigungs- und Kilometergelder sowie die Kosten eines Öffi-Tickets
• Anzahl der Telearbeitstage
• Ersätze für die Kosten des Aufladens von Elektrofahrzeugen:
  • Ersätze für die nachgewiesenen Kosten des Aufladens von Elektrofahrzeugen an einer öffentlichen Ladestation
  • Ersätze für die Kosten des Aufladens samt der Lademenge in Kilowattstunden an einer nicht öffentlichen Ladestation, wenn die nachweisliche Zuordnung der Lademenge zum Elektrofahrzeug sichergestellt ist
  • Ersätze für pauschale Monatsbeträge für das Aufladen an einer nicht öffentlichen Ladestation samt dem Nachweis, dass die Zuordnung der Lademenge zum Elektrofahrzeug nicht sichergestellt werden kann
  • Ersätze für die Anschaffung einer Ladeeinrichtung durch die Dienstnehmerin bzw. den Dienstnehmer (als Ersatz gilt auch die Anschaffung durch die Dienstgeberin bzw. den Dienstgeber für die Dienstnehmerin bzw. den Dienstnehmer)
• Start-Up-Mitarbeiterbeteiligung samt der Höhe der Beteiligung in Prozent
• Zinsersparnis sowie der Referenzzinssatz
• Steuerfreie Gutscheine für Mahlzeiten bzw. Lebensmittel
• Steuerfreie Bezüge gemäß § 68 Abs. 1 und 2 EStG 1988 (zum Beispiel Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen)
• Für die Kalenderjahre 2024 und 2025 eine Mitarbeiterprämie etc.

Arbeitszeitaufzeichnungen

Die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber hat für alle vom Arbeitszeitgesetz (AZG) erfassten Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Der Beginn und die Dauer eines Durchrechnungszeitraumes sind festzuhalten (§ 26 Abs. 1 AZG).

Wenn - etwa bei Gleitzeit - vereinbart wurde, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen von der Dienstnehmerin bzw. vom Dienstnehmer zu führen sind, sind diese zur ordnungsgemäßen Führung anzuleiten. Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen trägt jedoch stets die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber.

Nach Ende der Gleitzeitperiode hat sich die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber die Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Werden diese durch ein Zeiterfassungssystem geführt, so ist der Dienstnehmerin bzw. dem Dienstnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln. Andernfalls ist ihr bzw. ihm Einsicht zu gewähren.

Im Falle von fehlenden, unvollständigen oder falschen Arbeitszeitaufzeichnungen kann dies folgende Konsequenzen nach sich ziehen:

• Nachzahlung von zu niedrig entrichteten Sozialversicherungsbeiträgen samt Verzugszinsen
• Schätzung der Arbeitszeit
• Geldstrafen bis zu 1.815,00 Euro je Dienstnehmerin bzw. Dienstnehmer (§ 28 Abs. 2 und 8 AZG)
• Erschwernis für die Dienstgeberin bzw. den Dienstgeber, die korrekte Entlohnung der Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer im Sinne der Regelungen gegen Lohn- und Sozialdumping zu belegen

Weitere relevante Aufzeichnungen

Weitere für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung relevante Aufzeichnungen sind beispielsweise:

• Betriebsvereinbarungen, Dienst- und Lehrverträge, Dienstzettel
• Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
• Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Lohnaufzeichnungen
• Branchenspezifische Unterlagen (Tachoscheiben, Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse etc.)
• Reisekostenaufzeichnungen und Fahrtenbücher für firmeneigene Kraftfahrzeuge
• Prüfberichte der letzten Abgaben- bzw. Betriebsprüfung
• Geschäftsbücher (zum Beispiel Bilanzen und Jahresabschlüsse, Buchhaltung, Saldenlisten, Sachkonten, Belege, Kassabücher)

Die Lohnverrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen können aus den üblichen Lohnverrechnungs- und Buchhaltungsprogrammen elektronisch exportiert werden.

Autor: Mag. Daniel Leitzinger/ÖGK