Expertin im Meldebereich: Service auf Augenhöhe

Der Großteil von rund 80 Millionen Dienstgebermeldungen pro Jahr gelangt vollautomatisiert in die Datenbestände der Sozialversicherung. Unstimmigkeiten bei der Meldungserstattung – Stichwort Clearing – oder fehlende Meldungen erfordern jedoch direkte Unterstützung durch Menschen. Zu ihnen gehört Olivia Lenk vom Versicherungsservice der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK).

Frau Lenk, wie würden Sie einem sechsjährigen Kind erklären, was Sie beruflich machen?
Ich arbeite bei der Österreichischen Gesundheitskasse. Stell dir vor, ganz viele Menschen haben eine große, gemeinsame Sparbüchse für Besuche beim Arzt. Wenn jemand krank wird – und das kann uns alle treffen –, hilft diese Sparbüchse dabei, den Arzt zu bezahlen. Durch das Geld in der Sparbüchse können alle versicherten Menschen zum Arzt gehen, egal, wie viel Geld sie selbst besitzen. Die Österreichische Gesundheitskasse betreut diese Sparbüchse, und ich helfe mit, dass alles richtig funktioniert.

Welchen Wert hat Ihre tägliche Arbeit für Dienstgeberinnen und Dienstgeber?
Meine Arbeit hilft Dienstgeberinnen und Dienstgebern dabei, Clearingfälle, Verzögerungen und rechtliche Risiken zu vermeiden. Durch kompetente Beratung und eine rasche Bearbeitung von Anliegen erleichtere ich Unternehmen und deren Bevollmächtigten die Zusammenarbeit mit der Sozialversicherung und sorge dafür, dass versicherungsrechtliche Prozesse effizient funktionieren. 

Wenn Probleme zu lösen sind, treten Sie gemeinsam mit Ihren Teamkolleginnen und -kollegen auf den Plan. Wie ist die Stimmung in solchen Situationen?
Uns allen ist klar: Wenn man die Rolle hat, etwas einfordern zu müssen, wie etwa die Korrektur eines Clearingfalles, genießt man einen überschaubaren Sympathievorschuss. Umso positiver entwickeln sich die allermeisten Gespräche. Man nimmt uns als Beraterinnen und Berater wahr, die Dinge erklären, Missverständnisse ausräumen und dabei helfen, Folgefehler zu vermeiden. Die meisten Fehler passieren aus Irrtum und nicht aus Vorsatz. Ein höflich geführtes Fachgespräch bringt dann alle weiter. Unsere Devise: "Menschen vergessen manchmal, was man gesagt hat, aber selten, wie man sie behandelt hat."

Stichwort Clearingfall: Wie kann ein Betrieb bzw. Bevollmächtigter diesen am einfachsten und schnellsten lösen? 
Ganz klar mit dem Dienstgeber-Dashboard der ÖGK. Ich kann allen Kundinnen und Kunden nur empfehlen, dieses neue und kostenlose Werkzeug zu nutzen. Offene Clearingfälle sieht man dort auf einen Blick – sogar samt Code, der die jeweilige Fehlerursache definiert ("Informationscode Fachsystem"). Ein Klick auf diesen Code öffnet die Anleitung "SV-Clearingsystem: Rückfragen und Codes“. Darin finden Sie eine Auflistung sämtlicher Clearing-Codes sowie Infos, was bei einer bestimmten Rückmeldung konkret zu tun ist. Über diese neue Funktion wurde bereits in der letzten "DGservice"-Ausgabe berichtet. Die Beiträge können Sie hier nachlesen:

DG-Dashboard: Clearing-Codes

DG-Dashboard: Neue Funktionen

Nach vielen Jahren Berufserfahrung mit Kontakten zu tausenden Betrieben: Welche Top-Tipps haben Sie für Leserinnen und Leser, um Meldefehler in der Praxis zu vermeiden?
Änderungen immer zeitnah an die ÖGK melden und die Stammdaten des Betriebes laufend auf Aktualität prüfen. Bei Änderungen in einem Beschäftigungsverhältnis immer überlegen, ob es Auswirkungen auf die Sozialversicherung gibt. Ein- und Austritte von Beschäftigten sind zeitgerecht zu melden, ebenso Korrekturen betreffend die Arbeitszeit, das Entgelt oder die Beschäftigungsart.

Bei Unsicherheiten bitte einfach bei uns melden. Eine kurze Rückfrage im Vorfeld ist schneller erledigt als eine aufwendige Berichtigung im Nachhinein. Die meisten Fehler in der Lohnverrechnung passieren nicht aus mangelnder Fachkenntnis, sondern weil Informationen zu spät, unvollständig oder missverständlich weitergegeben werden.

Komplexe Gesetze und anspruchsvolle Fallbewertungen prägen Ihren beruflichen Alltag – ein eher abstraktes Aufgabenprofil. Was fasziniert Sie an Ihrer Tätigkeit?
Stimmt, es gibt komplexe Melde- und Beitragspflichten. Die Vorgaben macht der Gesetzgeber. Unsere Aufgabe ist es, die Menschen in den Betrieben bzw. deren Bevollmächtigte bestmöglich bei der korrekten Erfüllung zu unterstützen. Ich arbeite sehr viel und wirklich gerne für andere Menschen. Damit bin ich nicht allein: Wir sind ein super Team aus Fachleuten. Es macht Spaß, mit Profis zu arbeiten. Uns verbindet ein gemeinsamer Anspruch: Wir wollen unser Fachwissen verständlich und serviceorientiert an unsere Kundinnen und Kunden vermitteln. Wir mögen Menschen – das ist auch ein Grundwert bei uns im Versicherungsservice der ÖGK.

Bei rund 80 Millionen Dienstgebermeldungen pro Jahr entsteht auch bei einer minimalen Fehlerquote ein großer Arbeitsaufwand für Ihr Team. Wie gehen Sie damit um?
Unser Team zeichnet sich durch eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und ein hohes Maß an Engagement aus. Wir wissen genau, wer worauf spezialisiert ist und bestimmte Aufgaben am besten lösen kann. So bringt jedes Teammitglied seine Stärken dort ein, wo sie am effektivsten wirken. Dadurch erreichen wir gemeinsam unsere Ziele mit großer Effizienz.

Frau Lenk, wir bedanken uns für das Gespräch. 

Gut zu wissen: SV-Clearingsystem

Das SV-Clearingsystem prüft Meldungen an die Sozialversicherung auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit. Im Falle von Unstimmigkeiten erfolgt eine automatische Rückmeldung an die Erstellerin bzw. den Ersteller der Meldung mit Hinweisen zur Behebung der Ursache.

Tipps zur Vermeidung von Clearingfällen

• Referenzwerte: Halten Sie diese einfach, da lange Zeichenfolgen oder Sonderzeichen häufig zu Problemen führen.
• Höchstbeitragsgrundlage: Bitte prüfen Sie diese sorgfältig bei allen Dienstverhältnissen (befristet, unbefristet und fallweise).
• Krankengeld: Achten Sie bei der Abmeldung nach Ende des Krankengeldanspruches darauf, dass das Datum exakt mit dem der Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld übereinstimmt.
• Betriebliche Vorsorge (BV): Geben Sie den Beginn der BV bei der Anmeldung präzise an und korrigieren Sie fehlerhafte Daten aus allfälligen Rückmeldungen bitte umgehend.
• Beitragskontonummer: Verwenden Sie für die Abrechnung Ihrer Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer stets die richtige Beitragskontonummer.
• Datenqualität: Vermeiden Sie Tippfehler, besonders bei der Angabe von Jahreszahlen.

Weitere Tipps finden Sie im folgenden Beitrag:  Clearingfälle und ihre Ursachen

Zur Person

Olivia Lenk (47) arbeitet seit 2018 in der ­Österreichischen Sozialversicherung. 

Die gebürtige Wienerin lebt in Salzburg und unterstützt Betriebe in ganz Österreich beim korrekten Erfüllen von gesetzlichen Meldepflichten. Die ­Mutter eines Sohnes und einer Tochter sieht ­Beratung und Aufklärung als ihre wichtigste ­Aufgabe.

Autor: ÖGK